Hogyan készül egy AI-audit — lépésről lépésre

Ha valaki „AI-auditot” ajánl, jogos a kérdés, hogy ez pontosan mit jelent. Ezért leírjuk, mit csinálunk a két-négy hét alatt.

0. Előkészítés — mielőtt bemennénk

Két dolgot kérünk előre: egy szervezeti ábrát az érintett részlegről, és a hozzáférést azokhoz a rendszerekhez, amelyekben a folyamat fut (olvasási joggal is elég). Nem azért, hogy előre eldöntsük a választ, hanem hogy az első napon ne azzal menjen el az idő, hogy megtudjuk, hány rendszer van.

Kijelölünk egy belső kapcsolattartót. Nem projektmenedzsert: egy embert, aki ismeri a részleget, és aki be tud mutatni minket a kollégáknak úgy, hogy az ne ellenőrzésnek tűnjön.

Ez utóbbi fontosabb, mint amilyennek hangzik. Ha a csapat azt hiszi, hogy azért jöttünk, hogy megszámoljuk, kit lehet elküldeni, semmit nem fogunk megtudni.

1. hét — megfigyelés

Az első nap többnyire csendben telik. A kolléga dolgozik, mi mellette ülünk és nézzük. Nem interjú, nem kérdőív: megfigyelés.

Miért? Mert ha megkérdezed valakitől, hogyan megy a munkája, egy absztrakt összefoglalót kapsz. Ha nézed, akkor látod azt is, amikor félbeszakítja magát, átfordul a szomszéd asztalhoz, megkérdez valamit, és megy tovább. Az a fordulat sehol nincs leírva — pedig gyakran az a folyamat legfontosabb lépése.

Amikor valami szokatlan történik, akkor kérdezünk. Így az emlék friss, és konkrét eset kapcsán beszélünk, nem szabályokról.

Amit ilyenkor rögzítünk:

• Mit csinál, milyen sorrendben, milyen felületen.
• Mennyi ideig tart, és hányszor fordul elő naponta.
• Hol vár másra, és mennyit.
• Mit másol át kézzel egyik rendszerből a másikba.
• Mikor és miért tér el a szokásostól.

2. hét — kivételnapló és rendszernaplók

A második héten két dolog fut párhuzamosan.

Kivételnapló. Kérünk a kollégáktól egy egyszerű dolgot: amikor valami nem a szokásos módon megy, írják fel egy sorban. Két hét alatt ebből összegyűlik 40–120 tétel. Ez lesz később a specifikáció fele.

Rendszernaplók. Az ERP audit logja, a CRM exportja, a megosztott mappa fájlnevei, a levelezés metaadatai. Ezek elmondják azt is, amit senki nem mond el: hogy egy „ritka” kivétel valójában az esetek 18%-a, vagy hogy egy lépés átlagosan nem 5 perc, hanem 40.

Itt szoktak megjelenni a meglepetések. Egy megrendelőnknél a felmérésből derült ki, hogy a folyamat egy pontján két csapat párhuzamosan ugyanazt az adatot rögzíti — évek óta, egymásról nem tudva.

3. hét — a működési térkép

Összeáll a dokumentum. Minden lépésre:

Mező	Mit tartalmaz
Bemenet / kimenet	Mi jön be, mi megy ki, milyen formában
Felelős és időráfordítás	Ki csinálja, mennyi ideig, milyen gyakran
Érintett rendszerek	Hol van az adat, van-e hozzá API
Kivételek	Milyen eltérések vannak, milyen arányban
Hibakezelés	Mi történik, ha elromlik, ki veszi észre
Ítélet	Kell-e ide valódi döntés, vagy szabályozható

Az utolsó sor a lényeg. Ebből lesz a döntés arról, hogy egy lépés determinisztikus kód marad, ágens lesz belőle, vagy ember marad a hurokban.

4. hét — ROI-mátrix és terv

A térképből prioritási sorrend lesz. Két tengely mentén rendezünk: mekkora a volumen és a megtakarítható idő, illetve mekkora a kockázat és a megvalósítás nehézsége.

Ebből három csoport áll elő:

1. Most. Nagy volumen, alacsony kockázat, meglévő API. Itt kezdünk.
2. Később. Megéri, de valami hiányzik hozzá — adat, integráció, döntés.
3. Nem. Túl kicsi a haszon, túl nagy a kockázat, vagy már automatizált.

A harmadik csoportot ugyanolyan részletesen leírjuk, mint a másik kettőt. Az is érték, ha valaki megspórol egy zsákutcát.

Mellé kerül egy architektúraterv és egy becslés: mennyi idő, mennyi pénz, milyen kockázatokkal.

Amit a végén kézbe kaptok

• Működési térkép, lépésenként, kivételágakkal
• Kvantifikált időráfordítás folyamatonként
• ROI-mátrix a három csoporttal
• Architektúraterv a javasolt megoldásra
• Becslés időre és költségre
• Egy 30 perces prezentáció a vezetőségnek

Ez a csomag akkor is a tiétek, ha a megvalósítást nem velünk csináljátok. Nem titkosítjuk el, és nem építünk bele függőséget.

---

Ha kíváncsiak vagytok, nálatok mit hozna ki egy ilyen felmérés, írjatok.